Tietosuojaseloste

Kun sivuston käyttäjä itse toimittaa tietoja tai kun tietoja kertyy automaattisesti teknisen käytön seurauksena, vastuu käsittelyn lainmukaisuudesta jakautuu sivuston ylläpitäjän ja käyttäjän omien toimien kesken. Käyttäjä vastaa siitä, että hänen antamansa tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia, kun taas sivusto vastaa siitä, että sen käsittelemät tiedot pysyvät turvattuina ja että niitä käytetään vain niihin tarkoituksiin, joita tämä seloste kuvaa. Tämä dokumentti kertoo, millaisia tietoja sivusto voi kerätä, mihin niitä käytetään, milloin niitä luovutetaan eteenpäin ja millaisia oikeuksia käyttäjällä on omaan tietoonsa nähden. Selostetta sovelletaan sivuston yleiseen käyttöön, ja se on luettava yhdessä muiden sivustolla julkaistujen ehtojen kanssa.

Käsiteltävät tiedot

Sivusto voi käsitellä kahta toisistaan selvästi eroavaa tietoryhmää. Ensimmäiseen kuuluvat tiedot, jotka käyttäjä antaa itse, esimerkiksi täyttäessään yhteydenottolomakkeen. Näitä ovat muun muassa nimi, sähköpostiosoite ja viestin sisältö. Toiseen ryhmään kuuluvat tekniset tiedot, joita syntyy automaattisesti ilman käyttäjän omaa toimintaa, kun sivustoa selataan. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot, käyttölokit sekä analytiikkatiedot, jotka kuvaavat sivuston käyttöä. Teknisiä tietoja ei yleensä voida yhdistää yksittäiseen henkilöön ilman lisätietoja, mutta ne ovat silti osa sivuston toiminnan kannalta välttämätöntä tietovirtaa.

Käsittelyn tarkoitukset

Jokaisella käsiteltävällä tietoryhmällä on oma tehtävänsä, eikä tietoja käytetä muihin kuin tässä kuvattuihin tarkoituksiin. Käyttäjän itse antamia tietoja käytetään ensisijaisesti yhteydenottoihin vastaamiseen ja viestinnän hoitamiseen. Teknisiä tietoja käytetään sivuston toiminnan mahdollistamiseen, teknisten ongelmien selvittämiseen ja turvallisuuden ylläpitämiseen. Analytiikkatiedot palvelevat käyttötilastojen analysointia ja palvelun kehittämistä, jotta sivusto voisi vastata käyttäjien tarpeisiin paremmin. Myös käyttäjäasetusten muistaminen ja käyttökokemuksen parantaminen kuuluvat käsittelyn piiriin. Sivusto ei käytä tietoja käyttäjän profilointiin eikä päätöksentekoon, joka vaikuttaisi käyttäjän oikeuksiin tai etuihin.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei myydä eikä vuokrata ulkopuolisille, mutta niitä voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka osallistuvat sivuston tekniseen ylläpitoon. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi hosting-palveluiden tuottajat, analytiikkatyökalujen ylläpitäjät, tietoturvasta vastaavat tahot sekä viestinnän tai teknisen tuen palveluntarjoajat. Näiden palveluntarjoajien tehtävänä on avustaa sivuston toiminnassa, eivätkä he saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Tietoja voidaan luovuttaa myös silloin, kun se on tarpeen lain, viranomaisvaatimuksen tai oikeudellisen vaatimuksen vuoksi. Tällaiset luovutukset tapahtuvat vain siinä laajuudessa kuin asia edellyttää.

Tietojen suojaaminen

Sivusto pyrkii suojaamaan käsittelemänsä tiedot kohtuullisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joiden tarkoituksena on vähentää luvattoman käytön, muuttamisen, katoamisen tai vuotamisen riskiä. Teknisiin toimenpiteisiin kuuluvat suojatut järjestelmät ja käyttöoikeuksien hallinta, joiden avulla varmistetaan, että vain asianomaisilla henkilöillä on pääsy tietoihin. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluvat sisäiset menettelyt, ohjeistukset ja valvonta, joilla pyritään varmistamaan, että tietoja käsitellään yhdenmukaisesti ja huolellisesti. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että mikään tietojenkäsittelymenetelmä ei voi taata täydellistä turvallisuutta. Vaikka toimenpiteet ovat huolellisesti valittuja ja ajan tasalla pidettyjä, internetin välityksellä tapahtuvaan tietojen siirtoon liittyy aina sellaisia riskejä, joita ei voida täysin poistaa. Sivusto ei voi siten antaa ehdotonta takuuta tietojen täydellisestä suojautumisesta kaikissa mahdollisissa tilanteissa.

Käytännön suojakeinot

Käytännön tasolla suojakeinot näkyvät muun muassa siinä, että pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Järjestelmiä valvotaan säännöllisesti poikkeavuuksien havaitsemiseksi, ja tietoturvapoikkeamiin pyritään reagoimaan nopeasti. Myös tietojen säilytykseen liittyvät ratkaisut on suunniteltu siten, että ne vähentävät riskiä tietojen joutumisesta vääriin käsiin. Näistä toimenpiteistä huolimatta käyttäjän on hyvä muistaa, että myös hänen omilla toimillaan on merkitystä. Esimerkiksi sähköpostiosoitteen tai muiden henkilötietojen jakaminen julkisissa yhteydenotoissa voi lisätä riskiä, jota sivusto ei voi omilla toimenpiteillään poistaa.

Evästeet ja vastaavat tekniikat

Sivusto voi käyttää evästeitä, paikallista tallennusta ja muita vastaavia teknologioita, joiden avulla se voi muistaa käyttäjäasetukset, tukea sivuston toiminnallisuutta, mitata liikennettä ja parantaa käyttökokemusta. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän laitteelle ja joita selain käyttää sivuston pyytäessä tietoja. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston teknisen toiminnan kannalta, kun taas osa palvelee analytiikkaa ja käyttökokemuksen kehittämistä. Käyttäjä voi halutessaan rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa ne kokonaan selaimensa asetuksista. Useimmat selaimet tarjoavat mahdollisuuden estää evästeet, poistaa ne selaushistorian yhteydessä tai asettaa selain kysymään lupaa ennen evästeen tallentamista. Evästeiden estäminen voi kuitenkin vaikuttaa sivuston toimintaan siten, että jotkin toiminnot eivät toimi odotetulla tavalla tai että käyttäjäasetuksia ei voida muistaa. Käyttäjän kannattaa tutustua oman selaimensa ohjeisiin, sillä evästeiden hallintatavat vaihtelevat selainkohtaisesti.

Käyttäjän oikeudet

Käyttäjällä voi soveltuvan lainsäädännön mukaan olla oikeus pyytää pääsyä omiin tietoihinsa, vaatia virheellisten tietojen oikaisemista, pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa tai vastustaa tiettyä käsittelyä. Näiden oikeuksien käyttäminen edellyttää, että käyttäjä esittää pyyntönsä selkeästi ja yksilöidysti. Ennen pyynnön toteuttamista sivusto voi joutua varmistamaan henkilöllisyyden, jotta tiedot eivät päädy vääriin käsiin. Henkilöllisyyden varmistaminen voi tarkoittaa esimerkiksi lisätietojen pyytämistä tai yhteydenottoa käyttäjän ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Kun pyyntö on vastaanotettu ja henkilöllisyys varmistettu, sivusto käsittelee pyynnön ilman aiheetonta viivytystä. On kuitenkin huomattava, että oikeudet eivät ole ehdottomia, vaan niihin voivat vaikuttaa esimerkiksi lakisääteiset velvoitteet tai tietojen säilyttämistä koskevat vaatimukset. Käyttäjän ei tarvitse perustella pyyntöään, mutta pyynnön on oltava riittävän täsmällinen, jotta sivusto voi kohdistaa sen oikeisiin tietoihin.

Säilytysajat

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on kohtuudella tarpeen sivuston toiminnan, viestinnän, turvallisuuden, analytiikan tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta. Säilytysaika ei ole kaikille tietoryhmille sama, vaan se määräytyy sen mukaan, mihin tarkoitukseen tietoja on kerätty. Esimerkiksi yhteydenottolomakkeen kautta saadut viestit säilytetään niin kauan kuin asian hoitaminen edellyttää, kun taas tekniset lokitiedot voivat olla tarpeen turvallisuuden ylläpitämiseksi tietyn ajan. Kun tietoja ei enää tarvita, ne voidaan poistaa, anonymisoida tai arkistoida turvallisesti. Anonymisoinnin jälkeen tietoja ei voida enää yhdistää yksittäiseen käyttäjään, ja arkistointi tapahtuu siten, että tietoihin pääsy on rajattu. Sivusto ei säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen, eikä se kerää tietoja tulevia, määrittelemättömiä tarkoituksia varten.

Kolmansien osapuolten sivustot

Sivusto voi sisältää linkkejä ulkopuolisiin verkkosivustoihin tai palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Kun käyttäjä siirtyy toiselle sivustolle, kyseisen palvelun omat tietosuojakäytännöt ja ehdot tulevat sovellettaviksi, eikä tämä seloste enää kata käyttäjän toimintaa siellä. Käyttäjän kannattaa tutustua kunkin ulkopuolisen palvelun tietosuojaselosteeseen ennen kuin hän luovuttaa tietojaan. Sivusto ei vastaa ulkopuolisten sivustojen tietojenkäsittelykäytännöistä eikä niiden sisällöstä, vaikka linkki olisi julkaistu tällä sivustolla. Tämä rajanveto on tärkeä, koska se auttaa käyttäjää ymmärtämään, milloin tämän selosteen ehdot pätevät ja milloin ne lakkaavat olemasta voimassa.

Alaikäisten suoja

Sivustoa ei ole tarkoitettu henkilöille, joiden tietojen käsittely edellyttäisi huoltajan erityistä suostumusta sovellettavan lain mukaan. Tämä tarkoittaa, että sivusto ei tietoisesti kerää tietoja alaikäisiltä eikä pyydä heitä antamaan henkilötietojaan. Jos sivusto kuitenkin saa tiedon siitä, että se käsittelee tällaisia tietoja, tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa tai tiedot voidaan poistaa. Sivusto ei käytä alaikäisiin kohdistuvaa markkinointia eikä kerää tietoja alaikäisten käyttäytymisen seuraamiseksi. Myös huoltajien on hyvä olla tietoisia siitä, että heidän vastuullaan on valvoa alaikäisten internetin käyttöä ja ohjata heitä luovuttamaan henkilötietoja harkiten. Mikäli huoltaja epäilee, että alaikäisen tietoja on päätynyt sivuston käsiteltäväksi, asia voidaan tuoda esiin sivuston kautta saatavilla olevilla yhteydenottotavoilla.

Yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä käyttäjä voi ottaa yhteyttä sivuston kautta saatavilla olevilla yhteydenottotavoilla. Yhteydenottoa varten käyttäjän tulee kuvata kysymyksensä tai pyyntönsä riittävän yksityiskohtaisesti, jotta sivusto voi käsitellä asian asianmukaisesti. Käyttäjän kannattaa myös ilmoittaa, mihin tietoihin tai mihin käsittelytoimeen hänen pyyntönsä kohdistuu, jotta asian selvittäminen olisi mahdollisimman sujuvaa. Sivusto käsittelee yhteydenotot luottamuksellisesti ja vastaa niihin ilman aiheetonta viivytystä.